Modul: Automatizări → Mesaje Follow-Up
Modulul Mesaje Follow-Up reprezintă una dintre cele mai valoroase funcții de automatizare din Zarina CRM. El permite setarea unor fluxuri inteligente de comunicare cu clienții, care se declanșează automat în funcție de acțiunile și statusurile acestora. Rezultatul este o experiență de client coerentă și constantă, fără a consuma resurse suplimentare din partea echipei.
1) Tipuri de Follow-Up disponibile
Sistemul permite crearea de fluxuri automatizate pe patru categorii cheie:
- Follow-Up Leaduri
Se activează imediat ce este introdus un lead nou. Clientul primește confirmarea înregistrării solicitării sale și, dacă este necesar, un mesaj de mulțumire sau informare cu privire la pașii următori. - Follow-Up Oferte
Se declanșează după trimiterea unei oferte. Mesajele pot fi de tip reminder („Ați avut timp să analizați oferta noastră?”), clarificare sau urmărire a statusului. - Follow-Up Încasări
Automatizează comunicarea după înregistrarea unei plăți. Poate fi un mesaj de confirmare a încasării și mulțumire, ceea ce crește profesionalismul și consolidarea relației cu clientul. - Follow-Up Recenzii
Este folosit pentru a obține feedback după o colaborare. Sistemul trimite mesaje automatizate pentru a solicita o recenzie, ceea ce contribuie la creșterea credibilității companiei.
2) Reguli și personalizare mesaje
Pentru fiecare categorie, se pot seta reguli specifice, bazate pe:
- statusul leadului sau al ofertei,
- valoarea sau tipul tranzacției,
- motivul pierderii unei oportunități,
- alte criterii definite în CRM.
Fiecare regulă este asociată unui șablon de mesaj (email sau SMS). Mesajele pot fi personalizate cu ajutorul shortcode-urilor dinamice, precum:
- [nume_prenume], [companie], [valoare_lead], [data_curenta], [id_lead], [emailagent], [telefonagent].
Astfel, fiecare client primește un mesaj individualizat, cu datele corecte inserate automat.
3) Configurare Automatizare
Zona de configurare permite ajustarea parametrilor astfel încât mesajele să fie trimise în mod eficient:
- Ferestre de liniște: intervale orare în care nu se trimit mesaje (de ex. 21:00 – 08:00). Se evită astfel deranjarea clienților în afara programului.
- Număr maxim de mesaje/zi per client: protejează clienții de supra-comunicare. Se recomandă limitarea la 1-2 mesaje/zi.
- Interval de așteptare pe categorii: definirea unui timp minim între mesaje de tip lead, ofertă, încasare sau recenzie.
Aceste setări ajută la menținerea unui echilibru între comunicare eficientă și respectarea confortului clientului.
4) Monitorizare & Log
Pentru transparență completă, modulul include o zonă de monitorizare a tuturor mesajelor automatizate. Acestea pot fi filtrate după statut:
- „În așteptare”,
- „Trimise”,
- „Eșuate”,
- „Blocate”.
De asemenea, utilizatorii pot retrimitere manual un mesaj, dacă se dorește o repetare punctuală a comunicării sau dacă sistemul a raportat o eroare. Astfel, controlul rămâne în totalitate la nivelul echipei de vânzări sau suport.
5) Avantaje pentru echipă și clienți
- Economie de timp: agenții nu mai redactează manual mesaje repetitive.
- Standardizare: toate comunicările respectă aceleași mesaje-cheie, menținând consistența brandului.
- Reactivitate crescută: clienții sunt informați imediat, ceea ce crește șansele de conversie.
- Trasabilitate: fiecare mesaj are un istoric clar, vizibil în loguri.
- Personalizare inteligentă: shortcode-urile asigură integrarea automata a datelor fiecărui client, fără risc de eroare.
Adăugare regulă Follow-Up
Pentru a configura trimiterea automată a mesajelor către clienți, accesează modulul Automatizări → Mesaje Follow-Up și selectează tipul de follow-up dorit (Leaduri, Oferte, Încasări sau Recenzii). Apoi apasă pe butonul Adaugă Regulă.
Pași de completare formular
- Status
Activează sau dezactivează regula prin comutatorul de stare. Doar regulile active vor fi aplicate. - Nume regulă
Introdu un nume sugestiv pentru regulă (ex.: „Mulțumim pentru interesul acordat”). Acesta va fi vizibil în lista de reguli și îți permite să identifici rapid scopul mesajului. - Tip declanșare
Definește condiția care determină trimiterea mesajului:
- După Status (ex.: Contactat, Necontactat)
- După Șansă de vânzare (Mică, Medie, Mare)
- După Detalii pierdere (ex.: Preț prea mare, Lipsă buget)
- Valoare declanșare
Alege valoarea specifică pentru condiția setată (ex.: Status = Necontactat). - Prioritate
Setează nivelul de prioritate al regulii (1 = cea mai mare prioritate). Acest parametru devine util când există mai multe reguli aplicabile simultan. - Interval de timp
Specifică după câte minute de la declanșarea condiției să fie trimis mesajul. Exemple:
- 1 minut (pentru notificări rapide)
- 180 minute (pentru follow-up mai relaxat)
- 1440 minute = 24 ore (pentru mesaje de reamintire)
- Mesaj Email
Redactează textul care va fi trimis prin email. Poți folosi shortcode-uri precum:
- [nume_prenume]
- [companie]
- [agentresponsabil]
- [valoare_lead]
Astfel, mesajele vor fi personalizate automat pentru fiecare client.
- Mesaj SMS (max. 160 caractere)
Completează varianta scurtă a mesajului pentru SMS, utilizând aceleași shortcode-uri unde este cazul.
Finalizare
După completarea câmpurilor, apasă pe Salvează. Regula va apărea în lista de reguli configurate, de unde poate fi ulterior editată sau dezactivată.
Beneficii
- Elimină efortul manual de follow-up
- Asigură o comunicare constantă cu clienții
- Crește șansele de conversie prin răspunsuri rapide și personalizate
Exemplu de mesaj email:
Bună ziua [nume_prenume],
Sunt [agentresponsabil] de la [companie]. Am încercat să vă contactez în legătură cu solicitarea dvs., însă nu am reușit. Vă rog să reveniți la numărul [telefonagent] sau la adresa [emailagent].
Concluzie
Funcția Mesaje Follow-Up transformă Zarina CRM într-un instrument complet de comunicare automatizată. Indiferent dacă vorbim despre leaduri, oferte, plăți sau recenzii, sistemul asigură că fiecare client primește mesajul potrivit la momentul potrivit. Beneficiile se resimt atât în eficiența echipei, cât și în satisfacția clienților, consolidând relațiile comerciale pe termen lung.
