Editare ofertă în Zarina CRM

Editare ofertă existentă

Locație: VÂNZĂRI → OFERTE → pictograma Creion (Editare)

Funcționalitatea de editare ofertă este indispensabilă pentru a menține informațiile corecte și pentru a adapta rapid propunerile comerciale la cerințele clientului. Această funcție se folosește atunci când:

• clientul solicită modificări (cantități, prețuri, termeni);
• apar schimbări interne (TVA, monedă, termene);
• a fost introdusă o eroare în ofertă inițială.

Formularul de editare este identic cu cel de Adăugare ofertă, dar toate câmpurile sunt preîncărcate cu datele existente, ceea ce permite ajustări rapide fără reintroducerea informațiilor.

1) Detalii ofertă

• Client – precompletat cu nume, companie, CUI, telefon, email. Dacă vrei să schimbi clientul, tastează minimum 3 caractere pentru sugestii noi; sistemul va actualiza automat câmpurile relevante.
• Data ofertei – editabilă; se poate ajusta pentru aliniere la contracte sau înțelegeri.
• Valabilitate până la – permite prelungirea sau scurtarea perioadei de valabilitate.
• Număr ofertă – unic, neschimbabil, păstrat pentru trasabilitate.
• Status ofertă – modificabil (Draft, Trimis, Acceptat, Refuzat, Expirat). Statusul poate fi schimbat și direct din lista de oferte prin dublu-click.
• Responsabil – utilizatorul curent; poate fi transferat altui coleg.
• Moneda și Cota TVA (%) – editabile, utile în renegocieri sau schimbări legislative.
• Reminder – poate fi ajustat pentru reamintiri automate.
• Observații interne – adaugă note pentru echipă, utile în colaborare.

Sfaturi practice: notează în Observații interne toate detaliile discutate la telefon/email, pentru ca echipa să aibă transparență totală.

2) Produse / Servicii

Ofertele pot conține produse/servicii din catalog sau introduse manual. În editare, toate pozițiile existente apar listate și pot fi modificate.

a) Produse/servicii din catalog:

• Afișate cu detaliile lor: denumire, U.M., preț unitar, discount, TVA.
• Se pot ajusta cantitatea, discountul, prețul.
• Se pot adăuga produse noi prin tastarea a 3 caractere; sugestiile vor precompleta restul câmpurilor.

b) Produse/servicii introduse manual:

• Vizibile cu descrierea completată.
• Editabile toate câmpurile: Descriere, Cantitate, U.M., Preț unitar, Discount.
• Poți șterge sau adăuga linii noi manual.

Punct forte: combinația dintre produse din catalog și produse introduse manual oferă flexibilitate maximă pentru situații complexe.

3) Rezumat ofertă – recalcul automat

Sistemul recalculează instant:

• Subtotal RON – suma liniilor fără TVA;
• Discount total – însumează reducerile aplicate;
• TVA total (RON) – conform cotei selectate;
• Total RON (TVA inclus) – suma finală facturabilă.

Exemplu: mărirea cantității unui produs din 5 în 10 actualizează toate valorile în timp real, fără alte acțiuni.

4) Opțiuni de livrare

• Termen de livrare – modificabil după discuții noi cu clientul.
• Modalitate de livrare – actualizabilă (curier, ridicare personală, transport propriu).
• Cost transport – poate fi ajustat și inclus în total.

5) Termeni și condiții

• Pot fi rescrise clauzele standard (plată, garanții, valabilitate).
• Poți adăuga termeni personalizați, ex.: „Discount valabil doar pentru plata în avans” sau „Oferta expiră dacă nu se confirmă până la data X”.

6) Finalizare

Opțiunile disponibile după modificări:

• Salvează – păstrează toate schimbările fără a retrimite automat oferta.
• Salvează și Retrimite Email – trimite clientului versiunea actualizată în format PDF.
• Anulează – revine la lista de oferte fără a salva.

Recomandare: folosește opțiunea „Retrimite Email” doar după verificarea atentă a fiecărui detaliu, pentru a evita confuziile.

Concluzie despre funcția de Editare ofertă

Funcționalitatea Editare ofertă este crucială pentru menținerea relației comerciale active și profesioniste. Beneficiile majore:

• Timp economisit – nu mai introduci date de la zero;
• Acuratețe – toate calculele și totalurile se refac automat;
• Flexibilitate – modifici rapid termeni, produse și status;
• Trasabilitate – păstrezi istoricul modificărilor pentru transparență și audit.

Rezultatul final: oferte mereu actualizate, corecte și adaptate cerințelor reale ale clientului.