Generează documente – Modul de creare PDF – contracte, proces verbal predare-primire, avize, chitanțe, etc.
Funcționalitatea Generează documente este disponibilă direct din meniul principal din partea stângă. După accesare, utilizatorul vizualizează lista tuturor documentelor generate, precum și două butoane principale situate în partea dreaptă sus:
- Generează Document – creează rapid un document nou pe baza unui șablon și a datelor clientului.
- Gestionează Șabloane – administrează și personalizează tipurile de documente standardizate folosite în companie.
1) Lista documentelor
Documentele deja generate sunt afișate sub formă de tabel, cu următoarele coloane:
- Nr. Doc. – numărul unic al documentului
- Tip Document – denumirea șablonului (ex. Contract, Proces verbal, Fișă recepție)
- Client – persoana de contact asociată
- Companie – firma beneficiarului
- Email – adresa destinatarului
- Email trimis – statusul privind transmiterea
- Data și Ora – momentul exact al generării
- Generat de – utilizatorul care a creat documentul
- Acțiuni –
- Descărcare document (pictogramă download)
- Retrimitere pe email (pictogramă avion)
- Ștergere document (pictogramă coș de gunoi)
2) Gestionare șabloane
În secțiunea Gestionează Șabloane, utilizatorii pot adăuga sau edita formatele standard pentru diverse documente. Exemple: Contracte comerciale, Procese verbale, Fișe de recepție, Anexe.
Pentru personalizare se utilizează shortcode-uri – fragmente de cod care preiau automat datele din CRM.
Ce sunt shortcode-urile?
Shortcode-urile sunt „marcaje” speciale inserate în textul șablonului, care la generare se înlocuiesc automat cu date reale din CRM (datele furnizorului, ale clientului, ale ofertei). În loc să rescrii manual nume, adrese sau sume, folosești un cod scurt – iar sistemul îl umple corect de fiecare dată. Rezultatul: viteză, consistență și zero erori de copiere.
Exemple uzuale de shortcode-uri disponibile în editor:
- Furnizor: {FURNIZOR.NUME}, {FURNIZOR.NUME_FIRMA}, {FURNIZOR.CUI}, {FURNIZOR.ADRESA}, {FURNIZOR.CONT_BANCAR}, {FURNIZOR.REGCOM}, {FURNIZOR.BANCA}
- Beneficiar: {BENEFICIAR.NUME}, {BENEFICIAR.NUME_FIRMA}, {BENEFICIAR.CUI}, {BENEFICIAR.ADRESA}, {BENEFICIAR.REG.COM}, {BENEFICIAR.IBAN}, {BENEFICIAR.BANCA}
- Generale: {DATA_CURENTA}, {NUMAR}, {DATA_EMITERE}, {VALOARE_TOTALA}, {nume_agent}
Recomandare: păstrează șabloanele „curate” (fără date hard-codate) și folosește shortcode-uri pentru orice informație ce poate proveni din CRM.
3) Generarea unui document nou
Procesul de creare a unui document are doi pași simpli:
Pasul 1 – Selectarea datelor
- Alege șablonul (ex. Contract)
- Selectează clientul – tastează minimum 3 caractere (nume, firmă sau CUI) pentru a primi sugestii. La alegere, datele clientului se precompletează automat.
- Selectează oferta asociată (opțional) – dacă documentul trebuie să includă detalii dintr-o ofertă. Dacă nu selectezi, se va genera doar pe baza datelor clientului și șablonului.
- Apasă Generează Document pentru a trece la pasul următor.
Pasul 2 – Previzualizare și editare
Documentul generat se deschide într-un editor avansat, unde apar deja completate datele furnizorului, clientului și elementele din ofertă. În această etapă poți:
- verifica structura
- edita punctual textul
- adăuga observații sau clauze specifice
La final, ai la dispoziție următoarele acțiuni:
- Generează și Salvează PDF – documentul rămâne stocat în CRM și poate fi descărcat ulterior
- Generează și Trimite PDF – salvează în CRM și trimite direct documentul pe email clientului
- Anulează – renunță la generare fără a salva
4) Bune practici
- Construiește un singur șablon per tip de document; evită duplicarea inutilă
- Denumește șabloanele clar (ex.: „Contract servicii – B2B”)
- Testează șablonul cu un client „de test” înainte de activare în producție
- Folosește oferta ca sursă atunci când vrei să elimini erorile de transcriere și să obții o concordanță perfectă între propunerea comercială și contract
Beneficii cheie
- Standardizare: toate documentele respectă același format și branding
- Viteză: generare în câteva clicuri, fără copy‑paste
- Acuratețe: completare automată din CRM (client, ofertă, furnizor)
- Trasabilitate: istoric complet cu cine a generat, când și dacă a fost trimis pe email
